Compras consorciadas

Uma ata.
O mesmo saldo para todos.

Do pedido do município à entrega conferida, a execução da ata fica no mesmo lugar.

Entrar na demonstração Falar com a gente

Dados fictícios. Somente leitura. Nada é salvo.

Uma ata · seis municípiosAo vivo no diagrama
Seis municípios fictícios ligados ao consórcio Um pedido de quarenta toneladas sai do município A, chega ao consórcio e volta como autorização. O saldo disponível do município A passa de cento e vinte para oitenta toneladas. Consórcio
Pedido · 40 t de massa asfálticaDisponível 120 t

Diagrama ilustrativo · municípios e quantidades de exemplo

O que é

Ata Viva é o sistema que acompanha as compras que os municípios de um consórcio fazem juntos, por uma mesma ata de preços. Pedidos, autorizações, notas fiscais e conferência ficam no mesmo lugar.

Para que serve

  • Saber quanto cada município ainda pode pedir.
  • Reservar o saldo no pedido e registrar o que chegou na conferência.
  • Mostrar a ata a quem fiscaliza, sem pedir acesso.

O trabalho de uma semana

Uma semana com planilha,
uma semana com a Ata Viva.

O mesmo pedido de 40 toneladas de massa asfáltica. Compare onde o trabalho espera.

Cenário ilustrativo de rotina. As esperas abaixo não são prazos medidos nem promessa de atendimento.

Planilha + e-mail

Onde ficou a última versão?

  1. Município

    Procura a planilha e pede o saldo.

    Espera uma resposta
  2. Secretaria

    Reúne os pedidos que chegaram por e-mail.

    Espera juntar as mensagens
  3. Município

    Envia o pedido de 40 t.

    Espera confirmar o recebimento
  4. Secretaria

    Confere o saldo e prepara a autorização.

    Espera conferir versões
  5. Fornecedor

    Recebe a autorização e envia a nota fiscal.

    Espera localizar o documento
  6. Fiscal

    Confere a entrega e comunica o recebido.

    Espera repassar a conferência
  7. Secretaria

    Atualiza a planilha e distribui a nova versão.

    Espera todos usarem a mesma cópia
Ata Viva

Cada passo deixa o saldo certo.

  1. Município

    Abre a ata e consulta a própria cota.

    Saldo na consulta
  2. Município

    Envia o pedido de 40 t. A cota fica reservada.

    Reserva no envio
  3. Secretaria

    Vê a decisão pendente e aprova ou recusa.

    Aguarda a decisão da secretaria
  4. Secretaria

    Emite a autorização com o prazo de entrega.

    Aguarda a emissão
  5. Fornecedor

    Abre o portal e anexa a nota fiscal.

    Aguarda o fornecimento
  6. Fiscal

    Confere o que chegou e registra a entrega.

    Baixa na conferência
  7. Todos os perfis

    Consultam o saldo já atualizado.

    Sem redistribuir planilhas

O número que precisa fechar

Pedido reserva.
Conferência fornece.

Aprovar o pedido não baixa a cota. O saldo só passa a fornecido quando o fiscal confere a entrega.

Massa asfáltica · município AExemplo interativo · 120 t
Registrado

120 t

Reservado

0 t

Fornecido

0 t

Disponível

120 t

Cota de cento e vinte toneladas, toda disponível
FornecidoReservadoDisponível

Antes do pedido

120 t disponíveis para pedir.

A cota registrada é o total. O disponível desconta o que já foi reservado e fornecido.

A conta é sempre esta

Registrado − reservado − fornecido = disponível ≥ 0

O banco de dados não deixa ultrapassar.

Pedido acima do disponível é recusado pela base. Item em unidade não aceita fração.

Cada movimento tem origem.

Reserva, anulação e fornecimento guardam data e autor no histórico da cota.

Responsabilidades claras

Um sistema.
Seis papéis.

Cada pessoa entra no seu trabalho, com as ações do próprio perfil.

Decidir e acompanhar

Secretaria do consórcio

Vê decisões pendentes, manifestações de interesse e saldo. Aprova, recusa e emite a autorização.

Conhecer o perfil
Pedir dentro da cota

Município

Consulta a própria cota e envia pedidos. Pode cancelar enquanto aguarda decisão.

Conhecer o perfil
Fornecer e anexar

Fornecedor

Recebe autorizações e anexa a nota fiscal. O portal funciona no celular.

Conhecer o perfil
Conferir o que chegou

Fiscal de entregas

Registra entrega total, parcial ou devolução com motivo. Só a conferência move o saldo.

Conhecer o perfil
Consultar

Autoridade de consulta

Prefeito, presidência e controle interno acompanham tudo. Não alteram os registros.

Ver as permissões
Sem login

Público

Qualquer cidadão consulta a ata, os itens e o consumo por município. Os dados vêm da mesma ata.

Ver a transparência

O sistema por dentro

Veja o trabalho
de cada perfil.

Escolha um perfil e uma tela. São capturas da demonstração, com dados fictícios.

Captura da demonstração: Painel da secretaria. Dados fictícios.
Captura da demonstração · Painel da secretariaDados fictícios

Dados de exemplo. Na demonstração nada é salvo. Entrar na demonstração ↗

O que já está no sistema

Ata e consulta

Itens com preço unitário público e cota por município.

Painel com decisões pendentes e manifestações de interesse: quem respondeu e quem falta.

Busca por intenção com Ctrl+K, limitada às ações do perfil.

Pedido e autorização

Pedidos pela cota, na unidade do item. Lista com filtros por município e situação.

Aprovação com “Desfazer” por 5 segundos. Recusa com motivo e anulação formal.

Autorização com prazo padrão de 15 dias, sem ultrapassar a vigência da ata.

Nota e conferência

Nota em PDF (um arquivo de documento pronto para imprimir), até 5 megabytes, com progresso do envio.

Quantidade e valor conferidos contra a ata, com tolerância de um centavo.

Entrega total, parcial ou devolução com motivo. Nota corrigida aceita sem segunda baixa.

Pessoas e configuração

Perfil por pessoa, limite de licenças administrativas, matriz de ações e histórico.

Canais de publicação, assinatura e e-mail configuráveis na implantação.

Valores de configuração protegidos: não reaparecem e ficam mascarados na auditoria.

Uso diário

Mensagens em português claro. Botões evitam o envio duplicado por duplo clique.

Leitura confortável, contraste alto, alvos grandes e navegação por teclado.

Cada um vê o que é seu

Permissão tem limite.
E deixa registro.

O município vê os próprios pedidos. O fornecedor vê as próprias autorizações. A separação é feita pelas regras do banco de dados.

Ação × Perfil · resumo de permissões
Resumo das ações dos seis perfis. Sim e Não indicam as permissões, sempre dentro do escopo autorizado.
AçãoSecretariaMunicípioFornecedorFiscalAutoridadePúblico
Fazer pedidoNãoSimNãoNãoNãoNão
Aprovar pedidoSimNãoNãoNãoNãoNão
Anexar notaNãoNãoSimNãoNãoNão
Conferir entregaNãoNãoNãoSimNãoNão
Alterar registrosSimSimSimSimNãoNão
Ver página públicaSimSimSimSimSimSim

“Sim” vale para as ações e os registros daquele perfil. A autoridade consulta, sem alterar.

Exemplo de histórico

O que mudou, quando e por quem.

  1. Município · pedido enviado

    27/10 · 09:00 · reserva 0 t → 40 t

  2. Secretaria · pedido aprovado

    27/10 · 09:10 · antes e depois registrados

  3. Tentativa sem permissão · negada

    27/10 · 09:12 · tentativa registrada

Registro ilustrativo. Toda ação guarda autor, data e antes/depois. A tentativa negada também fica na auditoria.

Aberta ao cidadão

A mesma ata.
Sem pedir acesso.

A página pública mostra a ata, o processo, os itens e o consumo por município. Sem login e sem uma segunda planilha para manter.

Toneladas ficam em toneladas. Unidades ficam em unidades. O sistema não soma medidas diferentes.

Ver a tela pública
Diagrama de transparência · exemplo
Ata de registro de preçosPública
Massa asfáltica40 t fornecidas
BritaConsulta por cota
Tubo de concretoEm unidades
Placa de sinalizaçãoEm unidades

Itens e consumo por município, nos mesmos dados.
Diagrama explicativo. Não é uma captura do sistema.

Escopo, sem letra miúda

Onde a Ata Viva
começa e termina.

A ata chega pronta

Não faz a licitação.

O sistema cuida da execução da ata de registro de preços já assinada.

Execução da ata

Não paga ninguém.

Não tem módulo financeiro nem de empenho.

Definido na implantação

Publicação exige configuração.

PNCP (Portal Nacional de Contratações Públicas, o site do governo federal onde se divulgam as compras públicas) e Diário Oficial são configurados na implantação. A demonstração não publica nada.

Em construção

Há trabalho que ainda não faz.

Ainda não envia convites por e-mail nem notificações. Relatórios, cadastro de fornecedores e criação de ata pela tela estão em construção.

Ata Viva · HostMindAI

A melhor forma
de conhecer é usar.

Abra a demonstração. Depois, converse com a gente sobre o trabalho do seu consórcio.

Entrar na demonstração Conversar pelo WhatsApp

Demonstração com dados fictícios.
Somente leitura. Nada é salvo.

Painel da secretaria

Captura da demonstração: Painel da secretaria. Dados fictícios.

Captura da demonstração, com dados fictícios.